Перевод статьи Джона Бойтнота “6 Google Doc Hacks to Boost Your Productivity”.
Хотя это один из самых широко используемых бизнес-инструментов, пользоваться им не всегда просто. В этой статье мы рассмотрим несколько приемов, котоыре сохранят ваше время и силы.
Когда вы занимаетесь малым бизнесом, вам всегда не хватает времени. Ваш список задач длинный, как список покупок, и кажется, что он не укорачивается, сколько бы задач вы не пометили выполненными.
Fundera, компания, занимающаяся кредитованием малого бизнеса, в прошлом году провела опрос ста владельцев малого бизнеса и обнаружила, что 19% из них работают по 60 часов в неделю (нормальная рабочая неделя это 40 часов), 70% — больше 40 часов. 89% бизнесменов работают без выходных.
Если вы занимаетесь бизнесом, то скорее всего следите за множеством дел, от найма и продаж до маркетинга и обслуживания клиентов. Если речь заходит о повышении вашей продуктивности, это значит не только работать усерднее и быстрее, это значит работать умнее. Правильно подобранные инструменты помогут вам максимально эффективно использовать время.
Сегодня Google Docs это один из самых широко используемых предпринимателями инструментов. Он помогает вам вести дела более эффективно, выжимая по максимуму из каждого часа. Но используете ли вы этот инструмент эффективно? Вот несколько идей, которые помогут вам оптимизировать его применение.
1. Используйте цветовую маркировку для организации процессов
Бизнесмены используют Google Docs и Sheets буквально для всего, от отслеживания часов работы сотрудников до создания маркетингового обеспечения. Со временем ваш Диск переполняется, данные на нем путаются. И если вы не можете припомнить точного названия документа или таблицы, вы теряете время на их поиски.
Маркировка цветом ваших папок положит этому конец. Благодаря такому цветовому решению вам будет проще перемещаться по вашим материалам. Для начала создайте новые папки и рассортируйте свои документы. Затем сделайте клик правой клавишей мыши (или CTRL+клик) на любой из папок. Выберите «Изменить цвет», а затем – один из 24 предложенных тонов.
2. Совершайте конференц-звонки, находясь внутри Google doc
Дополнения это сопутствующие приложения для G Suite, позволяющие вам выполнять разнообразные задачи. Например, вы работаете в Google doc с двумя своими сотрудниками. Дополнение UberConference дает вам возможность начать сеанс конференц-связи со всеми вашими сотрудниками прямо из боковой панели.
Чтобы установить это дополнение, откройте ваш документ, а затем кликните «Дополнения» → «Загрузить дополнение». В окошке поиска вбейте название «UberConference» и кликните синий плюс. Затем разрешите приложению доступ к вашему Google-аккаунту.
Для запуска дополнения кликните меню дополнений и выберите «UberConference/Запуск боковой панели».
3. Используйте шаблоны для повторяющихся проектов
Если вы испытываете трудности с форматированием проектных предложений, повесток дня или счетов-фактур клиентов, пользуйтесь шаблонами, которые можно быстро изменить по мере необходимости. Таким образом вам не нужно будет каждый раз начинать с нуля.
Перейдите в drive.google.com/templates и выберите из разнообразных подготовленных документов тот, что вам подходит. В списке вы найдете деловые письма, проектные предложения, письма с предложением работы и др.
В качестве дополнений доступны и другие шаблоны, такие как консалтинговые соглашения, котировки продаж, технические задания.
4. Добавьте подпись в документы
Сколько раз вам приходилось распечатывать документ, подписывать его, затем сканировать подписанный и отсылать его кому-нибудь по почте? Представьте, сколько времени вы бы сэкономили в рамках года, если бы добавляли свою подпись просто кликом мыши.
Дополнение PandaDoc вставляет вашу электронную подпись в документ на любом устройстве. После установки дополнения вам будет предложено подсоединиться к PandaDoc и создать аккаунт. После этого вы сможете активировать дополнение чтобы открыть боковую панель, чтобы добавить свою подпись. Кликните по ней и вставьте ее в свой документ.
5. Используйте ваш голос для набора текста
Во многих случаях бывает удобнее надиктовать черновик, чем напечатать его. Попробуйте функцию голосового набора для ускорения создания документов.
В «Инструментах» выберите «Голосовой набор». Кликните на черную иконку микрофона и начинайте говорить, когда она станет красной. Вы можете добавлять знаки пунктуации, называя их: «точка», «запятая», «восклицательный знак» или «знак вопроса».
6. Отправка факса без факс-машины
У вас с вашим факсом сложные отношения любви и ненависти? Аддон HelloFax дает возможность отправлять документы по факсу прямо из Google Docs. Это может вдохновить вас раз и навсегда избавиться от этой неуклюжей машины.
Для отправки факса в Google doc откройте дополнение, введите номер факса и кликните «Отправить». Добавьте опциональную сопроводительную страницу меньше чем за 20 секунд.
Используя эти функции для расширения своих возможностей вы можете сделать больше за меньшее время. Кто знает, может, даже работать по 40 часов в неделю для разнообразия.
[customscript]techrocks_custom_after_post_html[/customscript]
[customscript]techrocks_custom_script[/customscript]