Привычки менеджера проектов, ведущие к успеху

0
734
views

Менеджер проектов

Работа менеджера не такая простая, как может показаться. Это постоянный контроль всего и всех, и времени — в первую очередь. Но если придерживаться каких-то наработанных для себя правил, буквально превратив это в привычку, можно упорядочить процесс и существенно экономить время. В этой статье мы коснемся нескольких вещей, на которые менеджеру проектов стоит обращать внимание, а также привычек, которые стоит приобрести для повышения эффективности своей работы.

Понимание структуры компании

Менеджер проектов должен знать, кто чем занимается в компании. Это нужно для того, чтобы во всех ситуациях, особенно в срочных и непредвиденных, обращаться именно к тому человеку, который может помочь. От этого напрямую зависит судьба проектов (а значит, и судьба самого менеджера).

Поэтому у вас всегда должен быть список людей, к которым может понадобиться обратиться, и их контактные данные.

То же самое касается клиентов. Менеджер проектов должен знать, с кем связываться, «если что». Должно быть конкретное лицо, с которым вы будете держать связь. И кто-то на случай, если с первым человеком связаться не удастся. Список контактов с указанием способов связи должен быть у вас с самого начала работы над проектом.

Связываясь с людьми, учитывайте разницу рабочих графиков, да и времени в целом. Особенно это касается распределенных команд и клиентов не из вашего города. Может случиться так, что вам нужно будет очень срочно связаться с клиентом, поэтому важно знать, к кому конкретно вы можете обратиться в данный момент и каким образом.

Организация рабочего места

За своим столом вы проводите большую часть рабочего времени. Постарайтесь сделать так, чтобы вам было удобно и приятно работать.

Для начала обратите внимание на материальное. Удобно ли вам сидеть (может, поменять стул?). Удобно ли смотреть на экран монитора (может, отрегулировать его высоту?). Оцените, хорошее ли у вас освещение: возможно, стоит обзавестись настольной лампой.

Все это кажется простым и банальным, и в пылу работы мы часто не обращаем внимания на такие мелочи, привыкаем и приспосабливаемся. Но где-то на периферии мозг накапливает информацию, что нам неудобно, плохо, режут глаза и спина болит. И в дальнейшем все это сказывается не только на самочувствии, но и на настроении, а в результате — на работоспособности.

Хотя постоянно сидеть вредно, но если вам придется часто вскакивать с места, чтобы найти бумагу, карандаш, красную ручку (список можно продолжать), то ваш рабочий процесс постоянно будет прерываться. Вам придется заново настраиваться на работу, а это отнимает ваше время. Поэтому просто постарайтесь вспомнить, возникает ли у вас часто нужда в чем-нибудь, и положите это «что-нибудь» поближе к себе.

Не менее ответственно (а может, даже и более) следует отнестись к настройке программ, которые вы используете. В любой работе инструменты имеют первостепенное значение. Хороший, тщательно настроенный инструмент значительно ускоряет и облегчает рабочий процесс.

Поэтому проверьте свой органайзер, почтовый клиент, текстовый редактор. Настройте их так, чтобы вам было удобно. Старайтесь максимально автоматизировать повторяющиеся действия. Обратите внимание на то, какие программы стоят у вас в автозагрузке. Если есть возможность, настройте «под себя» всю систему (даже кнопка закрытия окна, расположенная не справа, а слева, может достаточно напрягать).

Настройте программное обеспечение, которое у вас используется для управления проектами. Вероятно, на это придется потратить некоторое время. Однако оно сэкономится потом, когда вы будете значительно быстрее отвечать на запросы клиентов.

Планирование

Планируйте и заносите в расписание все необходимые задачи. Делайте план как на неделю, так и на каждый день. Четкое распределение времени поможет вам завершать задачи в срок и не упускать из виду мелочи.

Учитывайте время, необходимое для подготовки. Презентация сама себя не сделает, так что вам придется потратить на нее какое-то время, а это сложно, когда у вас в графике все забито.

Не забывайте,что далеко не всегда все идет по плану – жизнь тем и интересна. Но на разные непредвиденные события лучше тоже запланировать небольшой промежуток времени. Его всегда можно потом использовать для следующей задачи из списка, если не возникнет более срочная.

Регулярно пересматривайте свое расписание и корректируйте планы. Заодно освежите таким образом в памяти, чем еще вам предстоит заняться. На составление и корректирование расписания тоже отведите время:)

Планирование — неотъемлемая часть работы проектного менеджера. Но согласно закона Мерфи, «Всё, что может пойти не так, пойдет не так». Поэтому, когда дело касается проектов, составляйте также запасные планы (и множественное число здесь неспроста!). Помните о рисках, связанных с проектом, при этом учитывайте степень вероятности возникновения проблем и то, насколько это может повредить планам.

При планировании по возможности учитывайте собственный биоритм. Выделяйте особенно важным делам время, когда вы наиболее трудоспособны. Также это должен быть такой промежуток времени, когда вас будут меньше всего отвлекать.

Планирование встреч

Отдельно стоит упомянуть планирование встреч.

У каждой встречи должна быть определенная цель и программа, причем они должны быть известны всем, кто будет участвовать. Рассылайте письма о том, чему будет посвящено собрание.

Вам понадобится ведущий – человек, который будет следить за тем, чтобы обсуждение велось в рамках запланированной повестки дня. Если разные вопросы представляют разные люди, то распределите заранее, кто какую тему готовит.

В конце озвучьте (и запишите) результаты обсуждения. Какие шаги должны быть предприняты и кем, в какие сроки. При необходимости определитесь, когда будет следующее подобное собрание.

Переписка

Как уже упоминалось, нужно хорошо организовать свой почтовый клиент. Сортировка писем по категориям, добавление меток и т. п. вещи могут значительно облегчить поиски ветки обсуждений какой-то темы, а также снижают шансы просто потерять письмо.

Отводите время на переписку в своем расписании. Часто ответ на письмо занимает меньше минуты, но бывает и по-другому. Лучше, чтобы у вас была возможность ответить вовремя и достаточно полно. Если вам нужно дополнительное время для поисков информации и подготовки ответа, напишите сначала краткий ответ с указанием времени, когда пришлете более подробный.

Кстати о кратких ответах. Не стесняйтесь посылать их на каждый полученный емейл. Так ваш адресант будет знать, что вы прочли его сообщение, и он может снимать вопрос со своего контроля.

ведение записей

Ведение записей

Просто прекрасно, если у вас хорошая память. Особенно, если вам надо помнить лишь о нескольких вещах. Но у менеджера проектов всегда есть слишком много того, о чем надо не забыть, поэтому не стоит полагаться только на память.

Заведите себе блокнот(ы) и записывайте туда все результаты обсуждений. Лучше также и причины принятия того или иного решения. Вы будете очень благодарны себе за эти записи, когда вам внезапно придется что-то припомнить.

Это касается встреч как с коллегами, так и с клиентами. На клиентов ведение вами записей даже может произвести особо благоприятное впечатление, ведь это свидетельствует о вашей организованности и собранности.

Разобрав свои пометки, изложите их связно и отправьте по электронной почте другим участникам этой встречи. Это позволит лишний раз проверить, что все всё поняли правильно.

Для неформальных встреч можно применять и другие способы фиксации решений. Например, скидывать записи в общий чат или вести запись на доске, а затем фотографировать ее (экономия времени). Можно распределить ведение «протокола» между участниками команды, чтобы запись велась не только вами.

Лавина мелочей

Старайтесь выполнять мелкие задачи по мере поступления. Установите себе какой-нибудь лимит времени: «Если задача занимает меньше трех минут, то выполняю ее сразу». Дело в том, что если подобную мелочевку откладывать, то позже у вас уйдет на нее больше времени, ведь придется вспомнить, о чем вообще шла речь. Сюда можно отнести краткие ответы на емейлы, например.

Также не стоит забывать о самосовершенствовании. Читайте книги и статьи, посещайте тематические конференции, общайтесь с коллегами. Таким образом вы можете узнать о каких-нибудь эффективных методиках, благодаря которым ваша работа станет еще продуктивнее.



ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here