Советы разработчикам по тайм-менеджменту и продуктивности

Перевод статьи «Time management and productivity tips for developers».

Несколько недель назад я опубликовал статью о soft skills, которыми должен обладать каждый разработчик. Сегодня я хотел бы сосредоточиться на одном из этих навыков: организованности. По многим причинам эта черта является очень важной для разработчика. Если вы организованы, вы…

• Всегда пунктуальны. Опоздания раздражают, особенно людей, пришедших вовремя, ведь вы их задерживаете.
• Знаете, что вам нужно делать, и рассчитываете свое время. В противном случае вы будете забывать о каких-то задачах, например, о необходимости ответить кому-нибудь на письмо или поработать над исправлением бага в своем личном проекте.
• Менее подвержены стрессу. Вам знакомы люди, обещающие, что свяжутся с вами, но всегда забывающие это сделать? Постоянно занятые люди? Имеющие миллион личных проектов? Люди, которые уже находятся на грани выгорания? Скорее всего, у них проблемы с организованностью. Эта черта характера предполагает, что вы умеете управлять своим временем. А из этого умения вытекают такие вещи, как умение говорить «нет», способность перепоручать задачи другим людям и распределять время между задачами.
• Заслуживаете доверия. Вы организованный человек, поэтому мы знаем, что если вам дать конкретную задачу, вы ее выполните в срок. А если что-то пойдет не так, мы уверены, что вы нас предупредите заранее.

Прежде чем перейти к советам, хочу сделать пару примечаний:

• Эта статья нацелена, главным образом, на разработчиков, поскольку я один из них, но я уверен, что эти советы пригодятся и представителям других профессий.
• Советы, которые я дам, хорошо сработали в моем случае, но это не значит, что они непременно сработают и для вас! Попробуйте применить какие-то из них, проверьте, работают ли, и если да, – берите на вооружение. Не следует слепо выполнять какие-то рекомендации, если не считаете их эффективными.
• Я ни в коем случае не поддерживаю чрезмерную организованность. Если вы будете тратить много времени на организацию вашей жизни, это даже хуже неорганизованности! Я лишь расскажу о нескольких подходах, которые практически не требуют времени для своего применения, но значительно повышают продуктивность труда.

Используйте «прием помидора»

Это весьма известный прием, и его известность небезосновательна. Он очень эффективен. Суть его в том, что вы выбираете определенную задачу, устраняете все отвлекающие факторы и фокусируетесь на своей задаче в течение 25 минут. (Время вы засекаете при помощи таймера. Механический кухонный таймер, который применял Франческо Чирилло (автор этого приема), имел форму помидора, отсюда название приема. – Прим. ред.). Затем вы делаете 5-минутный перерыв, после чего повторяете цикл, пока задача не будет выполнена. Через каждые 4 подхода («помидора») можно делать перерыв подлиннее.

Применение «приема помидора» дает вам множество преимуществ:

• То, что вы включаете таймер и устраняете отвлекающие факторы, запускает ваш режим концентрации. Я знаю, это звучит глупо, но если я этого не делаю, я не чувствую, что полностью сосредоточен. Эти действия заставляют меня думать: «Следующие 25 минут посвящены этому исправлению бага и только ему. Не Twitter. Не разговорам. Только исправлению бага».
• Вы переходите от многозадачности к «однозадачности». Многозадачность дает вам иллюзию, что вы просто супер-герой в плане продуктивности, но это лишь иллюзия. На самом деле вы теряете концентрацию и работаете хуже.
• Вы делаете перерывы, а это важно. Люди не приспособлены для долгого сохранения концентрации.

Применение «приема помидора» не означает, что вы должны полностью расправиться с задачей за 25 минут. Вы лишь должны глубоко сосредоточиться на ней в течение 25 минут. А количество «помидоров» зависит от вас.

Научитесь говорить «нет»

Есть некая ирония в том, что я пишу об этом, а сам до сих пор не преуспел в этой науке. Но я над этим работаю.

Есть непреложный факт: чтобы не сделать что-то, вам нужно меньше времени, чем чтобы сделать это. Поэтому учитесь говорить людям «нет». Вы не обязаны выполнять все, о чем вас просят. Вам нужно тратить большую часть своего времени на вещи, имеющие значение для вас самого, вещи, приближающие вас к вашим целям. Проводить половину своего времени на митингах – не самое мудрое решение для разработчика. Только говорить «нет» нужно дипломатично.

Еще одно: когда вас о чем-то просят, заглушайте голос своего эго. Быть занятым и не иметь времени для дополнительных задач вполне нормально.

Когда вас просят сделать что-то, чего вы не хотели бы делать, спросите своего собеседника, срочно ли это и не может ли этой задачей заняться кто-нибудь другой. Обычно это заставляет человека задуматься над тем, о чем он вас просит. Если повезет, он может придумать другой способ сделать это.

Не отвечайте отказом на любую просьбу. Подходите к делу с умом. «Нет» нужно говорить, когда у вас уже есть много текущей работы, когда предлагаемым вам делом можно заняться позже или когда им может заняться кто-то менее загруженный.

Читайте электронную почту только раз или два в день

Это правило сэкономило мне кучу времени. У меня была привычка механически просматривать почту каждые 15 минут. Поступая так, я не только постоянно терял концентрацию, но и зря тратил время, проверяя бесполезные письма или даже просто заглядывая в пустой ящик.

Чтобы тратить на это меньше времени, читайте вашу почту один или два раза в день. Например, выделите на это дело один «помидор» (или больше, если у вас много писем). Я читаю почту дважды в день: когда прихожу на работу и после обеда. Если я получаю письмо между этими периодами, я его просто игнорирую.

Однако, если письмо действительно очень-очень срочное, можно ответить на него во время перерыва между «помидорами». Ваша цель – не терять фокус. Написание кода это тяжелый труд, требующий концентрации, креативности и навыков решения задач. Поэтому не стоит отвлекаться на бесполезные рассылки и письма от человека, который до сих пор не понимает разницу между «Ответить» и «Ответить всем».

Устраняйте отвлекающие факторы

Этот пункт связан с применением приема помидора. Во время работы важно устранять все отвлекающие факторы. Безусловно, мы живем в такое время, когда сохранять концентрацию на чем-то одном очень сложно. Нас постоянно отвлекают личные сообщения, Slack, Twitter, Facebook и т. п.

Хуже всего то, что сообщения приходят мгновенно и вызывают ложное ощущение, что это что-то срочное. Различные уведомления прерывают нашу работу над задачами и вынуждают нас терять драгоценные минуты, особенно, когда мы занимаемся отладкой. Поэтому во время работы выходите из Slack и всех социальных сетей, включайте режим «в самолете» в вашем телефоне.

Но как насчет людей, отвлекающих вас «физически»? Людей, которые подходят и говорят: «Я послал тебе сообщение. Ты его видел?». Вежливо дайте им понять, что вы сфокусированы на работе и уделите им внимание позже: «Я работаю над сложными задачами и мне нужно сфокусироваться, чтобы закончить. Я посмотрю твое сообщение позже, ладно?».

Если не хотите, чтобы вас прерывали, дайте людям понять, что вы заняты, надев наушники, установив соответствующий статус в Slack или поставив какую-то метку на своем столе, говорящую о том, что вы в данный момент сфокусированы на работе.

Используйте списки задач

Лично я для организации своей работы использую специальное приложение для списков задач. Я это делаю по двум основным причинам:

• Так я ни о чем не забываю.
• Я всегда знаю, чем мне нужно заняться.

Вот как я использую мой список задач:

• Если я могу справиться с задачей меньше, чем за 5 минут, я берусь за дело сразу (кроме ответов на письма или сообщения – их я сначала группирую, так эффективнее). В противном случае я вношу задачу в общий список.
• Когда у меня есть время (раз в день), я определяю приоритет задач в списке, используя матрицу Эйзенхауэра. Это помогает мне понять, чем я должен заняться сейчас, чем – позже, а чем вообще не стоит заниматься (например, если можно перепоручить кому-то). После этого я переношу задачи в соответствующие списки (работа, личное, код, обучение) и назначаю им уровень приоритета.
• Каждый вечер перед отходом ко сну я проверяю свои списки задач и решаю, чем займусь завтра. Отобранные задачи при этом перемещаю в «Список на завтра».
• На следующий день я пользуюсь этим списком и мне не приходится задумываться над тем, что я должен делать. Я просто выполняю внесенные в него задачи по очереди и стараюсь успеть справиться со всеми.

Я настаиваю на необходимости внесения в список всех задач, которые вы не можете решить сразу же, с последующей расстановкой приоритетов. Когда вас внезапно начнут хвалить за вашу организованность, вы можете с удивлением обнаружить, что все, что вы сделали, это просто записали свои задачи.

Когда чувствуете, что неспособны к продуктивной работе, займитесь задачами, не требующими особого внимания или обдумывания

Люди несовершенны. Порой мы просто не в состоянии работать продуктивно.

Вы устали и просто пялитесь в экран, спрашивая себя, зачем же надо было так много есть в обед. Работа не идет, вы не можете ясно мыслить и чувствуете, что просто теряете время. Это совершенно нормально и случается со всеми нами. Что же делать в подобных ситуациях? Я в таких случаях занимаюсь какой-нибудь работой, для выполнения которой не нужно думать. Например, отвечаю на письма или пишу код, требующий совсем немного внимания и который могу писать уже практически «на автомате».

Иногда (или даже часто) все, что вам нужно, это сделать перерыв. Ненапрягающими делами я занимаюсь, когда у меня вообще выдался непродуктивный день.

Примечание: Создайте специальный список задач, над которыми вам не нужно особенно задумываться.

Выделите время на то, чем любите заниматься

Поскольку у нас всегда много работы, очень легко забыть уделить время вещам, которые нам нравятся. Эту ситуацию довольно просто исправить: позвольте себе работать над тем, что вы любите, в течение определенного времени или в специально отведенное время.

Например, мне нравится писать статьи, заниматься личными проектами, участвовать в open-source и исследовать новые технологии. Поэтому каждое утро я по часу (иногда и дольше) занимаюсь чем-то из этого (пишу статью, прохожу обучающий курс и т. д.).

Придерживайтесь этой привычки и следите за тем, чтобы не отступать от заведенного правила. Это очень важно – работать над тем, что вам нравится. В противном случае вас начнет тошнить от работы. Ах да, еще нужно предупредить окружающих, что это время вы «застолбили» для себя.

Не забывайте о важности перерывов

Еще один совет, которому я сам с трудом следую. Так что говорю и вам, и себе: делайте перерывы.

Применяя прием помидора, делайте настоящие перерывы в работе: потянитесь, налейте себе чашку кофе или стакан воды. Не оставайтесь за компьютером и не запускайте сразу следующий «помидор». Прервитесь.

Когда у вас выходные, наслаждайтесь ими и не работайте в эти дни. Я, можно сказать, трудоголик, поэтому прежде я работал всю неделю, включая выходные. И удивлялся, что порой чувствовал себя изможденным. «Какой сюрприз! Ты же работал целыми днями и без выходных», – подумаете вы и будете совершенно правы. Теперь я делаю перерывы в работе, не занимаюсь рабочими делами по воскресеньям и чувствую себя гораздо продуктивнее, хотя в целом работаю меньше.

[customscript]techrocks_custom_after_post_html[/customscript]

[customscript]techrocks_custom_script[/customscript]